FAQ

FAQ UNIKAPS

       BIASISWA DAN ELAUN

1. Pihak manakah yang membayar biasiswa dan elaun?
   
   JAWAPAN
   Biasiswa dan elaun pegawai dibayar oleh penaja. Contohnya sama ada KPT, UTHM, Universiti Pengajian, Badan Antarabangsa atau penaja lain. Sekiranya jumlah tajaan kurang daripada kadar biasiswa yang ditetapkan oleh kerajaan, maka UTHM akan menaja kekurangan jumlah tersebut tertakluk kepada peruntukan dan kelulusan jawatankuasa.
   
   
2. Bagaimanakah bayaran biasiswa dan elaun dibuat?
   
   JAWAPAN
   Sekiranya penaja adalah UTHM, UNIKAPS akan menyediakan syor bayaran mengikut kadar biasiswa yang ditetapkan oleh kerajaan kepada Pejabat Bendahari untuk pembayaran setiap suku tahun (bayaran 3 bulan sekali seperti jadual di bawah). Jumlah sebenar ditentukan di peringkat Pejabat Bendahari kadar pertukaran matawang semasa.
   
   

   BULAN	PEMBAYARAN
   JANUARI, FEBRUARI, MAC	AKHIR DISEMBER
   APRIL, MEI, JUN	AKHIR MAC
   JULAI, OGOS, SEPTEMBER	AKHIR JUN
   OKTOBER, NOVEMBER, DISEMBER	AKHIR SEPTEMBER

 

ELAUN SARA HIDUP (COLA)

3. Adakah elaun COLA layak diterima semasa Cuti Belajar?
   
   JAWAPAN
   Layak sekiranya universiti pengajian di dalam negara sahaja. Kadar COLA akan diselaraskan mengikut lokasi pengajian.

 

ELAUN BANTUAN KELUARGA

4. Adakah layak menerima Elaun Bantuan Keluarga sekiranya cuti belajar dalam negara dan pasangan saya berkerja?
   
   JAWAPAN
   Boleh dengan syarat pasangan mengikut ke tempat pengajian dan memenuhi syarat di dalam Borang Permohonan Untuk Membawa Keluarga.
   
   
5. Siapakah yang membayar Elaun Bantuan Keluarga dan bagaimanakah ia dilaksanakan?
   
   JAWAPAN
   Elaun Bantuan Keluarga dibayar oleh UTHM tertakluk kepada peraturan yang sedang digunapakai dan peruntukan semasa.
   
   UNIKAPS akan menyediakan syor bayaran berdasarkan kadar biasiswa yang ditetapkan oleh kerajaan kepada pihak Bendahari untuk pembayaran setiap suku tahun (bayaran 3 bulan sekali seperti jadual di bawah). Jumlah sebenar pembayaran ditentukan di peringkat Pejabat Bendahari berdasarkan kadar pertukaran matawang semasa.
   
   

   BULAN	PEMBAYARAN
   JANUARI, FEBRUARI, MAC	AKHIR DISEMBER
   APRIL, MEI, JUN	AKHIR MAC
   JULAI, OGOS, SEPTEMBER	AKHIR JUN
   OKTOBER, NOVEMBER, DISEMBER	AKHIR SEPTEMBER

   
   
   
6. Bagaimanakah cara untuk memohon pertambahan Elaun Bantuan Keluarga sekiranya mendapat cahaya mata baru?
   
   JAWAPAN
   Pemohon perlu mengemukakan Borang Pertambahan Tanggungan yang boleh didapati di laman web Pejabat Pendaftar dan disertakan salinan sijil kelahiran anak.
   
   
7. Sekiranya berkahwin semasa dalam tempoh cuti belajar, adakah layak memohon Elaun Bantuan Keluarga?
   
   JAWAPAN
   Boleh memohon dengan syarat pasangan tinggal bersama pegawai lebih daripada separuh tempoh pengajian atau kelulusan cuti belajar dan biasiswa. Tarikh mula tajaan adalah mengikut tarikh pasangan mula tinggal bersama pegawai.
   
   
8. Jika ahli keluarga menghidapi penyakit kronik dan berpanjangan, adakah dibenarkan membawa mereka ke luar negara dan memohon Elaun Bantuan Keluarga?
   
   JAWAPAN
   Tidak dibenarkan kerana akan melibatkan pertambahan kos perubatan, mengganggu pengajian staf, serta mengakibatkan pelbagai masalah sekiranya penyakit bertambah kronik semasa di luar negara.
   
   

 

CUTI BERSALIN

9. Bolehkah memohon Cuti Bersalin semasa sedang bercuti belajar?
   
   JAWAPAN
   Berdasarkan peraturan JPA, tiada konsep cuti dalam cuti. Oleh itu, tiada peruntukan cuti bersalin dalam tempoh kelulusan cuti belajar.
   
   

 

TUNTUTAN

10. Adakah “National Health Service (NHS)” di United Kingdom, dikira sebagai insurans kesihatan yang akan dibiayai oleh penaja biasiswa?
    
    JAWAPAN
    Insuran kesihatan yang akan dibiayai adalah “Insuran Kesihatan Tempatan” yang ditetapkan oleh negara pengajian atau universiti pengajian sahaja (tidak termasuk insuran yang dicarum melalui syarikat insuran yang tidak diwajibkan oleh negara tersebut).
    
    
11. Sekiranya pasangan/ahli keluarga yang turut serta ke luar negara menghidapi sakit jantung/sakit kronik dan mendapatkan rawatan di hospital di luar negara yang mana kos rawatan tidak ditanggung oleh insurans, adakah pembiayaan kos perubatan tersebut boleh dituntut dengan UTHM?
    
    JAWAPAN
    Tidak boleh dan pasangan/ahli keluarga dinasihatkan kembali ke Malaysia untuk mendapatkan rawatan tertakluk kepada peraturan kesihatan dalam negara.
    
    

 

KOS PENJAGAAN ANAK

12. Adakah UTHM menanggung kos penjagaan anak (childcare)?
    
    JAWAPAN
    Elaun Bantuan Keluarga diberi untuk menanggung semua kos yang melibatkan keluarga.
    
    

 

JAMINAN KEWANGAN

13. Apakah ‘Surat Jaminan Kewangan’?
    
    JAWAPAN
    Dokumen yang dikeluarkan oleh UTHM untuk tujuan mendapatkan surat tawaran pengajian ataupun untuk tujuan pendaftaran sekiranya diluluskan tajaan UTHM. Dokumen tersebut juga boleh digunapakai untuk permohonan visa. Ianya mengandungi maklumat seperti pengesahan bahawa pegawai adalah staf UTHM, senarai ahli keluarga yang akan ikut bersama, senarai elaun yang akan dibayar dan sebagainya.
    
    
14. Adakah dengan adanya‘Surat Jaminan Kewangan’memberi jaminan diluluskan Cuti Belajar dan Biasiswa?
    
    JAWAPAN
    Kelulusan adalah tertakluk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Cuti Belajar Universiti dan Kementerian Pendidikan Tinggi. Sekiranya diluluskan Cuti Belajar dan Biasiswa selain UTHM (seperti Biasiswa KPT dan sebagainya), menjadi tanggungjawab staf untuk menyerahkan ‘Jaminan Kewangan’ oleh penaja biasiswa kepada universiti pengajian.
    
    
15. Adakah ‘Surat Jaminan Kewangan’ tersebut boleh dikeluarkan pada bila-bila masa?
    
    JAWAPAN
    Pegawai hanya boleh memohon maksimum tiga (3) kali sahaja untuk tujuan mendapatkan surat tawaran pengajian.
    
    
16. Bagaimanakah cara untuk memohon jaminan kewangan dan berapa lama masa yang diambil untuk mendapatkan surat tersebut?
    
    JAWAPAN
    Permohonan perlu dibuat dengan menggunakan Borang Butiran Maklumat Untuk Surat Jaminan Kewangan. Surat jaminan kewangan tersebut akan dikeluarkan dalam tempoh tiga (3) hari berkerja.
    
    

 

LAPORAN KEMAJUAN KURSUS (LKK)

17. Apakah ‘Laporan Kemajuan Kursus’ / ‘Progress Report’?
    
    JAWAPAN
    LKK merupakan laporan yang mengandungi maklumat berkaitan perkembangan dan pencapaian pengajian yang perlu dikemukakan ke fakulti dan UNIKAPS. Pengesahan penyelia perlu dihantar terus ke fakulti di UTHM.
    
    
18. Adakah dibenarkan menggunapakai borang LKK pihak penaja (contohnya KPT) atau universiti pengajian untuk diserahkan kepada UTHM?
    
    JAWAPAN
    Tidak boleh kerana format dan permarkahan yang disediakan oleh UTHM adalah berbeza.
    
    
19. Sekiranya universiti pengajian menggunakan 'quarter system' dengan tempoh pembelajaran 3 bulan dengan 3 quarter wajib setahun dan 1 quarter option, adakah Laporan Kemajuan Kursus (LKK) perlu dihantar pada setiap quarter?
    
    JAWAPAN
    Tempoh 6 bulan yang diberi adalah sebagai penanda aras penilaian perlu dilaksanakan. Sekiranya penghantaran LKK lebih mudah diserahkan setiap 3 bulan, maka pihak Universiti tiada halangan. Walaubagaimanapun, untuk tempoh melebihi 6 bulan adalah tidak dibenarkan.
    
    
20. Adakah salinan tesis perlu dilampirkan bersama-sama borang Laporan Kemajuan Kursus (LKK)?
    
    JAWAPAN
    Ya. Salinan tesis yang diperlukan mestilah tesis penuh atau yang ditulis sehingga tarikh sebagaimana yang dinyatakan di dalam borang tersebut.
    
    

 

PELANJUTAN CUTI BELAJAR DAN BIASISWA

21. Bagaimanakah cara untuk memohon pelanjutan cuti belajar?
    
    JAWAPAN
    Permohonan pelanjutan tempoh cuti belajar adalah untuk jawatan Tutor dan STAB sahaja dan hendaklah dikemukakan ke UNIKAPS 3 bulan sebelum tarikh tamat. Permohonan dibuat melalui Borang Pelanjutan Tempoh Cuti Belajar yang boleh dimuat turun melalui laman web Pejabat Pendaftar. Kelulusan adalah tertakluk kepada Jawatankuasa Cuti Belajar / Jawatankuasa Eksekutif UTHM bergantung kepada sokongan fakulti, perakuan penyelia, perkembangan pengajian dan lain-lain lagi aspek yang dipertimbangkan. Walaubagaimanapun, pelanjutan bukan hak staf dan tidak diberikan secara automatik. Bagi staf yang diluluskan pelanjutan cuti belajar, tiada lagi pembiayaan biasiswa kepada staf mahupun keluarga yang turut serta.
    
    

 

PERTUKARAN MOD PENGAJIAN, TAJUK, UNIVERSITI PENGAJIAN

22. Adakah staf boleh memohon cuti belajar dan biasiswa selepas menukar mod pengajian separuh masa kepada sepenuh masa?
    
    JAWAPAN
    Boleh. Permohonan akan dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Cuti Belajar. Kaedah permohonan adalah melalui TCiS. Cara permohonan adalah seperti permohonan Cuti Belajar dan Biasiswa Sepenuh Masa. Sekiranya lulus, tempoh kelulusan adalah baki tempoh minimum pengajian sepertimana dalam surat tawaran pengajian sepenuh masa.
    
    
23. Adakah perlu memohon pertukaran tajuk walaupun tidak melibatkan perubahan skop / bidang penyelidikan asal?
    
    JAWAPAN
    Sebarang perubahan yang tidak melibatkan pertukaran skop / bidang boleh dimaklumkan melalui e-mail sahaja terus kepada fakulti dan disalinkan kepada UNIKAPS. Sekiranya melibatkan perubahan yang besar, permohonan rasmi berserta proposal baru perlu dihantar ke fakulti.
    
    
24. Sekiranya menghadapi masalah dengan penyelia di luar negara, bolehkah menukar universiti pengajian tetapi kekal di luar negara?
    
    JAWAPAN
    Semua peraturan berhubung pertukaran dijelaskan di dalam Syarat Tawaran dan Peraturan Cuti Belajar/Biasiswa yang boleh didapati di laman web Pejabat Pendaftar.
    
    

 

PELANTIKAN SKIM TENAGA AKADEMIK BARU (STAB)

25. Bagaimanakah cara untuk memohon STAB?
    
    JAWAPAN
    Permohonan STAB secara online melalui iklan perjawatan di laman web UTHM.
    
    
26. Berapakah tempoh masa untuk mengetahui permohonan STAB berjaya?
    
    JAWAPAN
    Calon yang berjaya disenarai pendek akan melalui proses saringan di peringkat fakulti dan universiti dalam tempoh 6 bulan daripada tarikh permohonan. Selepas tempoh 6 bulan, sekiranya calon tidak menerima sebarang maklum balas, dianggap gagal dalam permohonan tersebut.
    
    
27. Adakah perlu meletak jawatan selepas dilantik STAB?
    
    JAWAPAN
    Sekiranya calon sedang berkhidmat dengan mana-mana organisasi, maka perkhidmatan tersebut perlu dilepaskan/ditamatkan dalam tempoh tiga puluh (30) hari sebelum memulakan pengajian.
    
    
28. Berapa lamakah tempoh yang diperuntukkan kepada calon STAB membuat persediaan dan menyempurnakan keperluan untuk memulakan pengajian?
    
    JAWAPAN
    Mulai tarikh lapor diri lantikan STAB, calon diberi tempoh sembilan (9) bulan.
    
    
29. Berapakah tempoh cuti belajar dan biasiswa yang akan diluluskan?
    
    JAWAPAN
    Tarikh mula cuti belajar dan biasiswa yang diluluskan adalah mengikut tarikh lantikan atau tarikh mula pengajian mana yang terkemudian. Tarikh tamat pula adalah mengikut tempoh minimum seperti di dalam surat tawaran universiti pengajian.
    
    
30. Bolehkah calon meneruskan pengajian ke peringkat PhD walaupun belum memperoleh keputusan rasmi Sarjana?
    
    JAWAPAN
    Keputusan rasmi pengajian terdahulu adalah merupakan syarat asas permohonan cuti belajar dan biasiswa, dan dikehendaki memenuhi kesemua syarat-syarat tersebut.
    
    

 

MEMOHON CUTI BELAJAR TANPA BIASISWA

31. Bolehkah calon memohon cuti belajar bergaji penuh tanpa biasiswa?
    
    JAWAPAN
    Boleh, dan proses permohonan adalah melalui TCiS.
    
    

 

PEMBENTANGAN KERTAS KERJA

32. Bagaimanakah untuk memohon kelulusan pembentangan kertas kerja? Berapa kali peruntukkan yang dibenarkan, kos-kos yang akan ditanggung, dan di manakah lokasi yang dibenarkan?
    
    JAWAPAN
    Semua peraturan berhubung pembentangan kertas kerja dijelaskan di dalam Syarat Tawaran dan Peraturan Cuti Belajar/Biasiswa yang boleh didapati di laman web Pejabat Pendaftar.
    
    
33. Adakah segala perbelanjaan termasuk tiket penerbangan pergi/balik dibayar oleh staf sendiri dan tuntutan dibuat selepas program tamat?
    
    JAWAPAN
    Boleh dengan syarat mendapat kelulusan dari Pejabat Pendaftar terlebih dahulu.
    
    
34. Berapakah had pembiayaan untuk yuran pendaftaran?
    
    JAWAPAN
    Kos yuran yang dibayar bergantung kepada yuran yang dicatatkan di dalam brosur atau resit yang dikeluarkan oleh pihak penganjur. Walau bagaimanapun perbelanjaan lain seperti perjalanan dan penginapan bergantung kepada peruntukkan kewangan semasa.
    
    
35. Bolehkah staf memohon wang pendahuluan sebelum hadir ke pembentangan?
    
    JAWAPAN
    Tidak, kerana pembiayaan universiti adalah bergantung kepada jumlah kos sebenar yang dituntut dengan disertakan resit asal atau invois.
    
    
36. Bolehkah Universiti membayar yuran pendaftaran terlebih dahulu?
    
    JAWAPAN
    Boleh dengan syarat kelulusan diperolehi selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh akhir pembayaran yuran.
    
    
37. Adakah permohonan pembiayaan yang lewat dikemukakan akan dipertimbangkan?
    
    JAWAPAN
    Tidak boleh kerana syarat asas adalah permohonan perlu dikemukakan selewat-lewatnya tiga (3) bulan sebelum tarikh seminar / persidangan.
    
    
38. Berapa lamakah masa yang diambil untuk mendapat kelulusan menghadiri seminar / persidangan?
    
    JAWAPAN
    Kelulusan rasmi akan diterima selewat-lewatnya tiga (3) bulan daripada tarikh penerimaan dokumen permohonan.
    
    
39. Bolehkah permohonan menghadiri / membentang kertas kerja seminar/persidangan dihantar secara softcopy?
    
    JAWAPAN
    Segala dokumen yang tidak melibatkan resit atau invois asal boleh dihantar secara softcopy dengan syarat lengkap bertandatangan dan mendapat sokongan fakulti.
    
    

 

TIKET PENERBANGAN

40. Bolehkah staf membuat tempahan tiket penerbangan dan mendahulukan bayaran menggunakan duit sendiri?
    
    JAWAPAN
    Semua tempahan penerbangan perlu melalui UNIKAPS. Walaubagaimanapun, boleh dipertimbangkan dalam kes-kes tertentu seperti tiada penerbangan MAS atau AIR-ASIA ke lokasi atau tarikh yang berkenaan.
    
    

 

SPOUSE PROGRAMME

41. Suami/isteri telah melanjutkan pengajian peringkat Ph.D. Setahun kemudian, pasangan mengikut jejak suami/isteri untuk melanjutkan pengajian di universiti yang sama. Bagaimanakah bentuk bayaran biasiswa yang layak diterima oleh mereka?
    
    JAWAPAN
    Bayaran dibuat secara spouse programme, yang mana pemegang biasiswa utama sama ada suami/isteri (boleh ditentukan oleh staf sendiri) akan menerima biasiswa penuh termasuk elaun keluarga. Bagi pasangan yang menerima elaun spouse, hanya layak dibayar elaun pegawai seorang sahaja termasuk elaun sara hidup (komponen saraan).
    
    

 

URUSAN SURAT-MENYURAT

42. Adakah UNIKAPS menguruskan penghantaran surat atau dokumen seperti borang permohonan kemasukan ke universiti pengajian, laporan kemajuan kursus / borang perjanjian biasiswa / pelbagai tuntutan pegawai kepada penaja (KPT)?
    
    JAWAPAN
    Staf perlu menguruskan sendiri dengan berurusan terus dengan pihak universiti pengajian atau penaja.
    
    

 

PENAJAAN LUAR SELAIN UTHM

43. Bolehkah staf memohon cuti belajar di bawah tajaan biasiswa agensi luar dan melibatkan kontrak dengan agensi tersebut?
    
    JAWAPAN
    Tajaan biasiswa luar amatlah digalakkan selagi tidak melibatkan sebarang kontrak kerana staf UTHM dikehendaki berkhidmat dengan UTHM selepas berakhir tempoh kelulusan cuti belajar.
    
    
44. Bolehkah staf menerima biasiswa daripada dua penaja pada masa yang sama seperti Mombusho dan KPT?
    
    JAWAPAN
    Staf hanya boleh ditaja oleh satu penaja sahaja pada satu-satu masa dan sekiranya didapati menerima dua tajaan, maka satu tajaan lagi akan ditarik balik.
    
    
45. Sekiranya staf menerima biasiswa universiti pengajian tetapi hanya ditaja yuran dan elaun sara hidup, adakah saya layak memohon elaun keluarga?
    
    JAWAPAN
    Maklumat seperti jumlah penajaan oleh universiti pengajian perlu dikemukakan kepada UNIKAPS bagi tujuan pelarasan elaun keluarga. Kadar yang akan dibayar oleh UTHM adalah mengikut jumlah bagi penyelarasan kepada kadar KPT.
    
    

 

PERGERAKAN KERANA URUSAN PERIBADI

46. Bolehkah saya pulang ke Malaysia atau ke luar negara dalam tempoh cuti belajar?
    
    JAWAPAN
    Boleh tertakluk kepada kelulusan UTHM dan penaja biasiswa. Sila rujuk Syarat Tawaran dan Peraturan Cuti Belajar di laman web Pejabat Pendaftar.
    
    
47. Bagaimanakah cara untuk mendapatkan kelulusan kembali ke Malaysia atau ke luar negara atas urusan peribadi?
    
    JAWAPAN
    Permohonan rasmi dengan menyertakan surat permohonan dan sokongan penyelia perlu dikemukakan terus ke fakulti dan seterusnya akan dimajukan kepada Jawatankuasa.
    
    

 

KERJA SEPARUH MASA

48. Adakah staf dibenarkan membuat kerja separuh masa dalam tempoh kelulusan cuti belajar dan biasiswa?
    
    JAWAPAN
    Tidak dibenarkan oleh UTHM dan penaja (KPT) kerana staf perlu memberikan tumpuan penuh kepada pengajian / penyelidikan.
    
    

UNIKAPS @ 5/7/2017